Ποιες είναι οι διαδικασίες που θα πρέπει να ακολουθούν φορείς, Νομικά Πρόσωπα, Αντιδήμαρχοι, Σχολεία όταν ζητούν επισκευή ή συντήρηση κτηρίων ή εγκαταστάσεων του Δήμου; Με το παρακάτω έγγραφό του, και με αφορμή τη συζήτηση για το Τεχνικό Πρόγραμμα αύριο Δευτέρα 10 Νοεμβρίου στο Δημοτικό Συμβούλιο, ο Αντιδήμαρχος Χωροταξίας-Πολεοδομίας- Τεχνικών Υποδομών Β. Λυρούδιας αποσαφηνίζει τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται σε κάθε περίπτωση, προκειμένου, όπως τονίζει, να υπάρχει αποτελεσματικότερη συνεργασία με τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου:
ΘΕΜΑ : «Διαδικασίες ανάθεσης εργασιών επισκευών – συντηρήσεων σε κτήρια ή εγκαταστάσεις του Δήμου Διονύσου»
Με αφορμή τη συζήτηση του Τεχνικού Προγράμματος στο προσεχές Δημοτικό Συμβούλιο, η Τεχνική Υπηρεσία κωδικοποίησε τις εργασίες-έργα και τις προμήθειες όπως αυτές εκτελούνται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Σας αποστέλλουμε για ενημέρωσή σας και την αποτελεσματικότερη συνεργασία με τις Υπηρεσίες του Δήμου, την εν λόγω κωδικοποίηση.
Προκειμένου να ικανοποιηθούν αποτελεσματικότερα τα αιτήματα των Προέδρων των Νομικών Προσώπων «ΘΕΣΠΙΣ» & «ΕΣΤΙΑ», των προέδρων των Σχολικών Επιτροπών και των διευθυντών σχολείων Α΄ βάθμιας και Β΄ βάθμιας εκπαίδευσης καθώς και κάθε άλλου αρμόδιου φορέα ή προσώπου για επισκευές και συντηρήσεις σε κτίρια ή εγκαταστάσεις του Δήμου μας, σας ενημερώνουμε ότι υπάρχει η δυνατότητα των παρακάτω περιγραφόμενων διαδικασιών:
- Διαδικασία ανάθεσης εργασίας από το τμήμα προμηθειών του δήμου με σύνταξη τεχνικής μελέτης από την Δ/νση τεχνικών υπηρεσιών του δήμου
- Εντολή σύνταξης μελέτης από τον αρμόδιο αντιδήμαρχο
- Σύνταξη τεχνικής μελέτης από την υπηρεσία (Τεχνική περιγραφή-Ενδεικτικός προϋπολογισμός).
- Αναζήτηση κωδικού στον προϋπολογισμό του δήμου με κατάλληλη ονομασία και επαρκές ποσόν (Εάν δεν υπάρχει, απαιτείται αναμόρφωση Προϋπολογισμού)
- Εισήγηση προς το Δημοτικό Συμβούλιο για την αναγκαιότητα της εργασίας και τον τρόπο ανάθεσης.
- Δήλωση του πρωτογενούς αιτήματος στην ψηφιακή πλατφόρμα του e– Procurement (σ.σ. πρόκειται για το εσωτερικό δίκτυο του Δήμου).
- Διαβιβαστικό αποστολής της τεχνικής μελέτης στο τμήμα προμηθειών του δήμου προκειμένου να γίνει ανάθεση της εργασίας.
- 2. Διαδικασία ανάθεσης εργασίας από τις σχολικές επιτροπές ή τον Δ/ντή της σχολικής μονάδας με σύνταξη τεχνικών οδηγιών από την Δ/νση τεχνικών υπηρεσιών του δήμου.
Η διαδικασία ακολουθείται για εργασίες προϋπολογισμού μέχρι 5.869,41 ευρώ πλέον ΦΠΑ (ανάθεση από τη σχολική επιτροπή) ή για εργασίες προϋπολογισμού μέχρι 2.934,70 € (ανάθεση από το Δ/ντή του Σχολείου) :
* Αίτημα για σύνταξη τεχνικών οδηγιών από τον Πρόεδρο της σχολικής επιτροπής
* Σύνταξη τεχνικών οδηγιών και ενδεικτικού προϋπολογισμού από την υπηρεσία
* Διαβιβαστικό αποστολής των τεχνικών οδηγιών στη σχολική επιτροπή προκειμένου να γίνει ανάθεση της εργασίας
- 3. Διαδικασία ανάθεσης εργασίας από τα Νομικά Πρόσωπα του δήμου με σύνταξη τεχνικής μελέτης από την δ/νση τεχνικών υπηρεσιών του δήμου.
* Αίτημα για σύνταξη μελέτης από τον Πρόεδρο του νομικού προσώπου
* Σύνταξη τεχνικής περιγραφής και ενδεικτικού προϋπολογισμού από την υπηρεσία
* Διαβιβαστικό αποστολής της μελέτης στο Νομικό Πρόσωπο προκειμένου να γίνει ανάθεση της εργασίας
- 4. Διαδικασία ένταξης των εργασιών επισκευών σε συνολική εργολαβία στα πλαίσια υλοποίησης του τεχνικού προγράμματος του δήμου με σύνταξη μελέτης από την Δ/νση τεχνικών υπηρεσιών του δήμου
- Εντολή σύνταξης μελέτης από τον αρμόδιο αντιδήμαρχο.
- Σύνταξη τεχνικής μελέτης από την υπηρεσία (Τεχνική έκθεση, Προϋπολογισμός, Τιμολόγιο, ΣΑΥ, ΦΑΥ, Συγγραφή υποχρεώσεων κ.λπ ).
- Αναζήτηση εγγραφής νέου έργου στο Τεχνικό Πρόγραμμα και κωδικού στον Προϋπολογισμό του δήμου με κατάλληλη ονομασία και επαρκές ποσόν (Σε διαφορετική περίπτωση απαιτείται Τροποποίηση Τεχνικού Προγράμματος και Αναμόρφωση Προϋπολογισμού)
- Εισήγηση προς οικονομική επιτροπή για διάθεση πίστωσης του ποσού του προϋπολογισμού και κατακύρωση των όρων δημοπράτησης .
- Δήλωση του πρωτογενούς αιτήματος στην ψηφιακή πλατφόρμα του e– Procurement.
- Διαδικασία διαγωνισμού, δημοσιεύσεις, προσυμβατικοί έλεγχοι κ.λπ.
- Ανάθεση του έργου και υπογραφή σύμβασης.
Στο ίδιο έγγραφο επισυνάπτονται πίνακες με τα ισχύοντα χρηματικά όρια αναθέσεων ανά κατηγορία έργου (Προμήθειες- Υπηρεσίες, Τεχνικά Έργα- Μελέτες).